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浅谈如何做好办公室工作
日期:2009-06-17 21:19:00  发布人:admin 作者:[db:作者]  浏览量:7 打印本文

www.462.net 傅解兰


  摘要:办公室工作事无巨细,但会经常面对繁杂的事务,大事、小事、杂事缠身,如何处理好办公室具体事务,为领导的正确决策提供参谋助手作用,起着至关重要的作用。
  关键字:强化 解决 政务 事务 突破 决策


  办公室是单位的“左右手”,是领导的左膀右臂,是上情下达、下情上报的枢纽,起着参谋、协调、服务的作用。但办公室工作头绪多、应酬多,事情多而杂,而且,要是哪方面做的稍有不慎不周,就会产生不良影响。本人通过近一年来在办公室工作的实践,谈一点体会。


  一、办公室人员要强化“四种意识”
  一是强化服务意识。办公室的主要职责就是服务,作为办公室工作人员,只有强化服务意识,才能以高的标准、严的要求做出优异的成绩,让领导满意、让群众满意。具体地讲: 一要全方位做好各项服务工作,增强服务的主动性。办公人员要主动适应当今的各种变化,不断拓宽服务领域,提高服务水平;如在调研工作中要深入实际进行调查研究,在求深、求实、求新和求精上狠下功夫;信息工作中要在及时、准确、全面上下功夫;文件的起草既要准确体现领导意图,又要在联系实际上下功夫;公文的处理要在制度化、规范化上下功夫;机要、保密工作要在严格落实各项措施,确保万无一失上下功夫;行政后勤工作要做到热情周到,确保各项日常工作高效有序运转上下功夫。 二要正确处理好“三个服务”的关系,首先要为领导服务,其次要为职工服务,最后要为客人服务,三者要视情况协调处理,提高服务质量和效果。


  二是强化责任意识。办公室不是仅仅限于文件转转发发,来人接待接待,安排安排车辆此类琐碎的工作。而是要发挥好参谋、助手、枢纽作用。办公室工作看似小事,其实无小事,每一件工作都容不得半点虚假。一旦出现疏漏,都可能捅娄子,误大事,从而对工作带来不利影响。因此,办公室人员要切实树立“责任重于泰山”的意识,做到工作认真,态度端正,处事果断。在任何人面前,在处理任何事情上,都要从严要求,从优服务,高标准、高质量,确保工作万无一失。


  三是强化效率意识。办公室工作任务重、压力大,所以尤其需要增强效率意识。努力做到“三快”:一是耳聪目明反应快。要时刻关注和把握重点工作,做到早介入、早思考、早研究,增强工作的主动性。二是分秒必争节奏快。对领导交办的事情,要说办就办、急事急办、特事特办,决不能推诿扯皮、拖拖拉拉。三是跟踪问效反馈快。对领导的决策,要全程跟踪、全程督查,将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准确地反馈给领导。为领导进一步完善决策,制定下一步措施提供第一时间的服务。


  四是强化奉献意识。办公室工作的服务性就决定了办公室工作突发事情多、应急事情多、需要加班加点的任务多、工作时间长,工作既苦又累。如果没有甘于吃苦、乐于奉献、勤奋敬业的高尚情操,是难以胜任办公室工作的。因此,办公室工作人员要保持一种平静的心态、平衡的心态、平淡的心态,勤勤恳恳,任劳任怨,谋事而不谋利,奉献而不索取。甘当“不为名利的小草,乐于奉献的蜜蜂,恪尽职守的螺丝钉”。


  二、做好办公室工作要解决好“四个矛盾”
  一是大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合部门,其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上,办公室主要是为领导、机关、和基层服务。首先是为领导和机关服务的。这就要求办公室把“一切服从大局,一切服务大局”作为办公室工作的出发点和落脚点,当部门工作与机关的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候,自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。同时尽力做好小局工作,因为小局工作是做好大局的基础和前提。


  二是主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好办公室工作,又必须发挥人员的主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作,不要消极等待,要主动着手,提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路,想领导之所想,谋领导之所谋,把问题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务。


  三是政务和事务的矛盾。政务和事务是办公室工作的两个轮子,政务工作主要有决策参谋、调查研究、政务信息、政务文电处理、政务督促检查、机要档案保密等工作。事务工作一般是指除政务以外的其他各项工作,主要是行政后勤工作,诸如接待应酬、吃住行、安全卫生等。事务工作是搞好政务工作的先决条件,不能把政务看成是大事,把事务看成是小事或可有可无的事。更不能把政务看成是高层次的,把事务看成是低层次的。办公室的工作事无巨细,不能有半点疏忽和懈怠。
四是“过”与“不及”的矛盾。为领导出主意,当参谋,要把握“度”,掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,不能缺位,也不能越位。要想领导之所想,急领导之所急,为领导决策提供尽可能多的背景资料,要积极谏言,但不能瞎掺和。


  三、做好办公室工作要寻求“四个突破”
  一是在推动工作的落实上要有新突破。只有狠抓落实,领导的决策才是有用的决策。抓落实要突出抓好三个方面:一要抓决策落实。二要抓落实过程中不落实的环节和问题。三要抓领导未强调、未要求的工作点,拓宽督查领域,推动工作全面落实。


  二是在服务决策的科学性上有新突破。“真”和“实”在实践中,在群众中。因此,办公室人员要跑基层,多作调查研究,多听基层呼声,总结基层经验。并通过横向和纵向比较,建立一套完善的服务制度。


  三是在上情下达、下情上达,上下通达上有新突破。办公室作为一个单位的参谋机构、办事机构、秘书机构、服务机构,这就要求办公室新反馈的信息必须是实事求是,没有任何虚假成分。要把出现的新情况、新问题、新矛盾,包括一些突发事件如实的反映给领导,既报喜又报忧,为领导提供具有实际价值的高层次信息。要克服纠正两种观念:第一种是认为报忧会抹杀成绩。我认为这种担心是多余的,实际上成绩不说跑不了,觉得问题不说到不得了。第二种是对暴露出来的矛盾和问题极力掩饰。我认为这样做只会使矛盾进一步激化、恶化,更不利于问题的解决。


  四是在综合协调的时效上要有新突破。办公室处在沟通上下、联络各方的枢纽位置,担负着全校工作的正常运转,保持上下左右联系畅通的重任。作为办公室,不但要协调好各项日常工作,对重点工作和难度较大的工作也要敢于协调、善于协调,做到不让领导的布置和事情在这里拖延,不让正在处理的文件在这里积压,不让各种差错在这里发生,不让开发区的形象在这里受到影响,尽最大努力满足和适应领导工作的需求,为领导腾出时间和精力抓大事、谋大事。


  结束语:办公室工作是一门艺术,做好并不容易。但只要下功夫,花时间,花精力,用严格的标准来要求,用严谨的态度来对待,就没有解决不了的问题,没有克服不了的困难。
参考文献:《办公室工作手册》、《词典》
 

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